Postfach automatisieren
Wir automatisieren E-Mails – von der Analyse über Sortierung und Priorisierung bis zur Weiterleitung. Auf eigener Infrastruktur und mit voller Kontrolle über Daten und KI.
Wenn die E-Mail-Bearbeitung zu viel Zeit kostet
Viele Postfächer, wiederkehrende Anfragen und unklare Zuständigkeiten führen schnell zu unnötiger manueller Arbeit. Besonders aufwendig wird es, wenn E-Mails erst gelesen, eingeordnet und weitergeleitet werden müssen, bevor die eigentliche Bearbeitung beginnt.
E-Mails müssen einzeln geprüft werden
Jede neue Nachricht muss geöffnet und eingeordnet werden, bevor feststeht, was damit passieren soll.
Postfächer werden manuell sortiert
E-Mails werden täglich verschoben, kategorisiert oder priorisiert, obwohl sich viele Abläufe wiederholen.
Zuständigkeiten sind nicht sofort klar
Nachrichten werden intern weitergeleitet oder von mehreren Mitarbeitern geprüft, bis der richtige Ansprechpartner feststeht.
Outlook-Regeln werden komplexer
Je mehr unterschiedliche Fälle auftreten, desto mehr Bedingungen, Ausnahmen und Regeln müssen erstellt und gepflegt werden.
Wichtige E-Mails gehen unter
Dringende oder relevante Nachrichten stehen zwischen Benachrichtigungen, Standardanfragen und weniger wichtigen E-Mails.
Mehrere Postfächer steigern Aufwand
Bei mehreren Team-, Gruppen- oder persönlichen Postfächern steigt der Aufwand für Sichtung, Organisation und Kontrolle deutlich.
So wird aus eingehenden E-Mails ein klarer Ablauf
Wir automatisieren Mail prüft eingehende Nachrichten, ordnet sie nach zuvor festgelegten Kriterien ein und führt anschließend die passende Aktion aus.
Der Ablauf bleibt dabei nachvollziehbar und kann an die eigenen Prozesse angepasst werden.
1. E-Mails erkennen
Für jeden Analyse wird festgelegt, welche Teile einer E-Mail relevant sind – wie etwa Absender, Empfänger Betreff, Inhalt oder Anhang.
2. E-Mails einordnen
Die Einordnung kann über feste Kriterien, Stichwörter, KI-basierte Inhaltsanalyse oder eine Kombination dieser Methoden erfolgen.
3. Aktion ausführen
Abhängig vom Ergebnis kann die E-Mail automatisch verschoben, priorisiert beantwortet, oder an den zuständigen Bereich weitergeleitet werden.
4. Verarbeitung kontrollieren
Die Verarbeitung bleibt nachvollziehbar. Uneindeutige E-Mails können zur manuellen Prüfung im Postfach verbleiben.
Automatisierung unter eigener Kontrolle
Wir automatisieren Mail läuft in einer eigenen Serverumgebung des Unternehmens.
Verarbeitung, Konfiguration und Postfächer bleiben damit unter eigener Kontrolle, während KI nur dort eingesetzt werden, wo sie tatsächlich benötigt werden.
Eigene Infrastruktur
Die Anwendung läuft in der eigenen Serverumgebung und nicht in einer gemeinsam genutzten SaaS-Plattform.
Daten bleiben kontrollierbar
E-Mail-Inhalte und Verarbeitung bleiben in der eigenen Umgebung, sofern keine externe KI bewusst eingebunden wird.
KI flexibel einsetzen
Je nach Aufgabe können lokale Modelle, externe KI-APIs oder klassische Filter und Regeln verwendet werden.
Ressourcen gezielt nutzen
Einfache Prüfungen können ohne KI erfolgen. KI wird nur dort eingesetzt, wo inhaltliches Verständnis einen tatsächlichen Mehrwert bietet.
Für Unternehmen mit mehreren Postfächern und wiederkehrenden Abläufen
Besonders sinnvoll ist die Automatisierung, wenn mehrere Postfächer regelmäßig ähnliche Aufgaben verursachen.
Je höher das E-Mail-Aufkommen und je klarer sich wiederkehrende Muster erkennen lassen, desto größer ist der mögliche Nutzen.
▷ Mehrere Postfächer
Geeignet für Unternehmen, die mehrere persönliche, Team- oder Gruppenpostfächer zentral organisieren und automatisieren möchten.
▷ Wiederkehrende E-Mail-Aufgaben
Sinnvoll, wenn Nachrichten regelmäßig geprüft, sortiert, priorisiert, gekennzeichnet oder weitergeleitet werden müssen.
▷ Hoher manueller Prüfaufwand
Besonders hilfreich, wenn Mitarbeiter viel Zeit damit verbringen, eingehende E-Mails zunächst zu sichten und einzuordnen.
▷ Klare Abläufe
Am meisten profitieren Prozesse, bei denen sich nachvollziehbare Kriterien für Einordnung und weitere Bearbeitung festlegen lassen.
Was sich im Postfach automatisieren lässt
Viele wiederkehrende Aufgaben entstehen bereits vor der eigentlichen Bearbeitung einer E-Mail. Genau diese Schritte lassen sich automatisieren, wenn die zugrunde liegenden Kriterien klar definiert sind.
E-Mails sortieren
Nachrichten anhand von Absender, Betreff, Inhalt, Anhängen oder definierten Kriterien automatisch einordnen.
Wichtige E-Mails priorisieren
Dringende oder relevante Nachrichten erkennen und sichtbar hervorheben oder bevorzugt behandeln.
Zuständigkeiten erkennen
E-Mails dem passenden Mitarbeiter, Team oder Bereich zuordnen und gezielt weiterleiten.
Team- und Gruppenpostfächer
Gemeinsam genutzte Postfächer übersichtlicher organisieren und wiederkehrende Verteilungsschritte reduzieren.
Outlook-Regeln ersetzen
Einfache Regeln weiterhin nutzen und komplexere Fälle über flexible Filter oder KI-basierte Einordnung abbilden.
E-Mails und Anhänge prüfen
Absender, Betreff, Nachrichtentext oder Anhänge gezielt in die Verarbeitung einbeziehen.
Preise und optionale Leistungen
Wir automatisieren Mail wird pro Postfach lizenziert.
Installation, Einrichtung und laufende technische Betreuung können je nach Bedarf selbst übernommen oder zusätzlich gebucht werden.
Erforderlich
Basispaket
25 € je Postfach / Monat
ab 5 Postfächern
Für Unternehmen, die Installation und Betrieb vollständig selbst übernehmen.
Enthalten:
- Nutzung von wirautomatisieren Mail
- Betrieb auf eigener Infrastruktur
- freie Wahl zwischen eigener Hardware, Cloud oder VPS
- Updates werden bereitgestellt
- Installation, Einrichtung und Update-Einspielung in Eigenregie
Optional
Einrichtungspaket
einmalig
Wir übernehmen die Grundkonfiguration von Wir automatisieren Mail.
Enthalten:
- Postfächer anlegen
- Benutzer einrichten
- IMAP-/SMTP-Verbindungen konfigurieren
- grundlegende Einstellungen vornehmen
- kurze Einführung in die Bedienung
Automatisierungsregeln und individuelle Abläufe werden anschließend selbst erstellt.
Optional
Installationspaket
einmalig
Wir richten die technische Umgebung ein und installieren Wir automatisieren Mail auf einem Hetzner-VPS.
Optional:
- Installation eines lokalen LLM auf derselben Infrastruktur
Nach der Installation wird die Umgebung übergeben.
Optional
Technische Betreuung
monatlich
Für Unternehmen, die den technischen Betrieb dauerhaft abgeben möchten.
Enthalten:
- laufende Serverpflege
- Einspielen von Updates
- technische Wartung der Installation
- Betreuung der Betriebsumgebung
Fragen, Demo oder Angebot?
Wähle den passenden nächsten Schritt.
Häufig gestellte Fragen
zum intelligenten Postfach
Läuft das intelligente Postfach auf eigener Infrastruktur?
Ja. Das intelligente Postfach wird vollständig auf der eigenen Infrastruktur betrieben — in einer privaten Hosting-Umgebung. Dadurch bleiben E-Mails, Regeln und KI-Prozesse vollständig unter eigener Kontrolle.
Werden E-Mail-Daten an externe Plattformen übertragen?
Nein. Es erfolgt keine Weitergabe sensibler E-Mail-Daten an wirautomatisieren.de oder andere externe Plattformen. Die Verarbeitung findet innerhalb der eigenen Infrastruktur statt.
Ist das intelligente Postfach DSGVO-konform?
Das intelligente Postfach wurde für datenschutzkritische Umgebungen entwickelt und unterstützt eine DSGVO-konforme Verarbeitung durch Self-Hosting, Datenkontrolle und flexible KI-Anbindung.
Können eigene KI-Modelle verwendet werden?
Ja. Selbst betriebene LLMs können integriert werden. Alternativ lassen sich externe KI-Anbieter über API-Schnittstellen anbinden.
Welche E-Mail-Systeme werden unterstützt?
Postfächer können über IMAP- und SMTP-Verbindungen angebunden werden.
Können mehrere Postfächer gleichzeitig verwaltet werden?
Ja. Mehrere persönliche, Gruppen- oder Shared-Postfächer lassen sich zentral verwalten und automatisieren.
Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
Beispielsweise:
- Kategorisierung eingehender E-Mails
- Priorisierung von Anfragen
- Regelbasierte Weiterverarbeitung
- Automatische Statuszuordnung
- Team- und Shared-Inbox-Workflows
Ist die Nutzung auch ohne externe KI-Anbieter möglich?
Ja. Das intelligente Postfach kann vollständig ohne externe KI-Dienste betrieben werden, sofern interne LLM-Infrastrukturen verwendet werden.
Gibt es Rollen- und Rechteverwaltung?
Ja. Benutzer, Gruppen, Berechtigungen und Postfachzugriffe lassen sich zentral verwalten.
Für welche Unternehmen eignet sich das intelligente Postfach?
Das intelligente Postfach eignet sich besonders für Unternehmen mit hohem E-Mail-Aufkommen, Shared Inboxes, Support-Teams sowie Organisationen mit hohen Datenschutz- und Compliance-Anforderungen.