Postfach automatisieren mit WAM
Mit WAM lassen sich eingehende E-Mails automatisch verarbeiten. Die Software läuft auf eigener Infrastruktur und ermöglicht volle Kontrolle über Daten und KI.
Wo bei der E-Mail-Bearbeitung Zeit verloren geht
Viele Postfächer, wiederkehrende Anfragen und unklare Zuständigkeiten verursachen täglich manuelle Arbeit. Besonders viel Zeit geht verloren, wenn E-Mails erst geprüft, eingeordnet und verteilt werden müssen, bevor die eigentliche Bearbeitung beginnt.
E-Mails müssen einzeln geprüft werden
Jede neue Nachricht muss zunächst gelesen und eingeordnet werden, bevor klar ist, ob und wie sie bearbeitet werden muss.
Postfächer werden manuell sortiert
E-Mails werden täglich verschoben, kategorisiert oder priorisiert, obwohl sich viele dieser Arbeitsschritte regelmäßig wiederholen.
Zuständigkeiten sind nicht sofort klar
Nachrichten werden gelesen, weitergeleitet oder von mehreren Mitarbeitern geprüft, bevor der richtige Ansprechpartner feststeht.
Outlook-Regeln werden komplex
Mit unterschiedlichen Fällen wachsen auch Bedingungen, Ausnahmen und Abhängigkeiten, die eingerichtet und gepflegt werden müssen.
Wichtige E-Mails gehen unter
Dringende oder relevante Nachrichten stehen zwischen Benachrichtigungen, Anfragen und E-Mails mit geringer Priorität.
Mehrere Postfächer steigern Aufwand
Mit zusätzlichen Team-, Gruppen- oder persönlichen Postfächern steigt der Aufwand für Sichtung, Sortierung und Kontrolle.
So verarbeitet WAM eingehende E-Mails
WAM prüft eingehende E-Mails nach zuvor festgelegten Kriterien, ordnet sie ein und führt anschließend die passende Aktion aus.
Der Ablauf bleibt nachvollziehbar und lässt sich an die eigenen Prozesse anpassen.
1. E-Mails prüfen
Für jeden Ablauf wird festgelegt, welche Bestandteile relevant sind – etwa Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt oder Anhang.
2. E-Mails einordnen
Die Einordnung erfolgt über feste Kriterien, Stichwörter, KI-basierte Inhaltsanalyse oder eine Kombination dieser Methoden.
3. Aktion ausführen
Je nach Ergebnis kann die E-Mail verschoben, priorisiert, beantwortet oder an den zuständigen Bereich weitergeleitet werden.
4. Verarbeitung kontrollieren
Die Verarbeitung bleibt nachvollziehbar. Uneindeutige E-Mails können zur manuellen Prüfung im Postfach verbleiben.
Automatisierung unter eigener Kontrolle
WAM läuft in einer eigenen Serverumgebung des Unternehmens. Postfächer, Verarbeitung und Konfiguration bleiben damit unter eigener Kontrolle, während externe KI nur dort eingesetzt wird, wo sie tatsächlich benötigt wird.
Eigene Infrastruktur
WAM läuft in der eigenen Serverumgebung und nicht in einer gemeinsam genutzten SaaS-Plattform.
Daten bleiben kontrollierbar
E-Mail-Inhalte und Verarbeitung bleiben in der eigenen Umgebung, sofern keine externe KI bewusst eingebunden wird.
KI flexibel einsetzen
Je nach Aufgabe können lokale Modelle, externe KI-APIs oder klassische Filter und Regeln eingesetzt werden.
Ressourcen gezielt einsetzen
Einfache Prüfungen können ohne KI erfolgen. KI wird nur dort genutzt, wo inhaltliches Verständnis einen tatsächlichen Mehrwert bietet.
Für Unternehmen mit mehreren Postfächern und wiederkehrenden Abläufen
WAM eignet sich besonders, wenn mehrere Postfächer regelmäßig ähnliche Aufgaben verursachen.
Je höher das E-Mail-Aufkommen und je klarer wiederkehrende Muster sind, desto größer ist der Nutzen der Automatisierung.
▷ Mehrere Postfächer
Für Unternehmen mit mehreren persönlichen, Team- oder Gruppenpostfächern, die zentral organisiert und automatisiert werden sollen.
▷ Wiederkehrende E-Mail-Aufgaben
Sinnvoll, wenn Nachrichten regelmäßig geprüft, sortiert, priorisiert, gekennzeichnet oder weitergeleitet werden müssen.
▷ Hoher manueller Prüfaufwand
Besonders geeignet, wenn viel Zeit für die erste Sichtung und Einordnung eingehender E-Mails verloren geht.
▷ Klare Abläufe
Am besten geeignet sind Prozesse, bei denen sich nachvollziehbare Kriterien für Einordnung und weitere Bearbeitung festlegen lassen.
Was sich im Postfach automatisieren lässt
Viele wiederkehrende Aufgaben entstehen bereits vor der eigentlichen Bearbeitung einer E-Mail. Wenn die Kriterien klar definiert sind, lassen sich genau diese Schritte automatisieren.
E-Mails sortieren
Nachrichten anhand von Absender, Betreff, Inhalt, Anhängen oder definierten Kriterien automatisch einordnen.
Wichtige E-Mails priorisieren
Dringende oder relevante Nachrichten erkennen, hervorheben und bevorzugt behandeln.
Zuständigkeiten erkennen
E-Mails dem passenden Mitarbeiter, Team oder Bereich zuordnen und gezielt weiterleiten.
E-Mails und Anhänge prüfen
Absender, Betreff, Nachrichtentext oder Anhänge gezielt in die Verarbeitung einbeziehen.
Outlook-Regeln ersetzen
Einfache Regeln weiter nutzen und komplexere Fälle über flexible Filter oder KI-basierte Einordnung abbilden.
Team- und Gruppenpostfächer
Gemeinsam genutzte Postfächer strukturieren und wiederkehrende Verteilungs- und Sortierschritte reduzieren.
Preise und optionale Leistungen
WAM wird pro Postfach lizenziert. Installation, Einrichtung und laufende technische Betreuung können selbst übernommen oder bei Bedarf zusätzlich gebucht werden.
Erforderlich
Basispaket
25.- € je Postfach / Monat
ab 5 Postfächern
Für Unternehmen, die Installation und Betrieb vollständig selbst übernehmen.
Enthalten:
- Nutzung von WAM
- Betrieb auf eigener Infrastruktur
- freie Wahl zwischen eigener Hardware, Cloud oder VPS
- Updates werden bereitgestellt
- Installation, Einrichtung und Update-Einspielung in Eigenregie
Optional
Installationspaket
einmalig 149.- €
Wir richten die technische Umgebung ein und installieren WAM auf einem Hetzner-VPS.
Optional:
- Installation eines lokalen LLM auf derselben Infrastruktur
Nach der Installation wird die Umgebung übergeben.
Optional
Einrichtungspaket
einmalig 299.- €
Wir übernehmen die Grundkonfiguration von WAM
Enthalten:
- Postfächer anlegen
- Benutzer einrichten
- IMAP-/SMTP-Verbindungen konfigurieren
- grundlegende Einstellungen vornehmen
- kurze Einführung in die Bedienung
Automatisierungsregeln und individuelle Abläufe werden anschließend selbst erstellt.
Optional
Technische Betreuung
monatlich 129.- €
Für Unternehmen, die den technischen Betrieb dauerhaft abgeben möchten.
Enthalten:
- laufende Serverpflege
- Einspielen von Updates
- technische Wartung der Installation
- Betreuung der Betriebsumgebung
Fragen, Demo oder Angebot?
Wähle den passenden nächsten Schritt – eine kurze Frage genügt ebenso wie ein konkreter Demo- oder Angebotswunsch.
Häufig gestellte Fragen zur Postfachautomatisierung
Was bedeutet „Postfach automatisieren“ mit WAM?
Ein Postfach zu automatisieren bedeutet, wiederkehrende Arbeitsschritte bei eingehenden E-Mails automatisch ausführen zu lassen. Dazu gehören beispielsweise Prüfen, Einordnen, Priorisieren, Kennzeichnen oder Weiterleiten. Welche Schritte WAM übernimmt, wird für den jeweiligen Anwendungsfall festgelegt.
Welche Aufgaben im Postfach lassen sich mit WAM automatisieren?
Beispielsweise:
- E-Mails anhand definierter Kriterien prüfen
- Nachrichten sortieren und kategorisieren
- wichtige oder dringende E-Mails priorisieren
- Zuständigkeiten erkennen
- E-Mails automatisch weiterleiten
- Team- und Gruppenpostfächer strukturieren
- Absender, Betreff, Inhalte oder Anhänge gezielt prüfen
Je nach Anwendungsfall können dafür klassische Filter, Stichwörter, KI-basierte Inhaltsanalyse oder Kombinationen daraus eingesetzt werden.
Kann WAM mehrere Postfächer gleichzeitig automatisieren?
Ja. Persönliche Postfächer sowie Team-, Gruppen- und Shared-Mailboxen können zentral eingebunden und automatisiert werden. WAM ist insbesondere für Unternehmen gedacht, die mehrere Postfächer mit wiederkehrenden Abläufen verwalten.
Wie unterscheidet sich WAM von Outlook-Regeln?
Outlook-Regeln eignen sich gut für einfache und eindeutig erkennbare Fälle. WAM kann darüber hinaus unterschiedliche Prüfmethoden kombinieren und E-Mails beispielsweise anhand von Stichwörtern, mehreren Kriterien oder einer KI-basierten Inhaltsanalyse einordnen. Dadurch müssen komplexere Abläufe nicht vollständig als einzelne Wenn-Dann-Regeln abgebildet werden.
Welche E-Mail-Systeme unterstützt WAM?
WAM bindet Postfächer über IMAP und SMTP an. Dadurch können unterschiedliche E-Mail-Systeme verwendet werden, sofern sie diese Standards unterstützen.
Läuft WAM auf eigener Infrastruktur?
Ja. WAM wird auf einer eigenen Serverumgebung des Unternehmens betrieben und nicht auf einer gemeinsam genutzten SaaS-Plattform. Dadurch bleiben Postfächer, Konfiguration und E-Mail-Verarbeitung unter eigener Kontrolle.
Werden E-Mail-Daten an externe Plattformen übertragen?
Grundsätzlich findet die Verarbeitung innerhalb der eigenen Serverumgebung statt. Externe Dienste werden nur eingebunden, wenn dies ausdrücklich konfiguriert wird – beispielsweise für die Nutzung einer externen KI-API.
Können eigene KI-Modelle mit WAM verwendet werden?
Ja. Lokal betriebene LLMs können ebenso eingebunden werden wie externe KI-Dienste über API-Schnittstellen. Dadurch lässt sich je nach Anforderung entscheiden, welche Daten lokal verarbeitet werden und wann externe KI eingesetzt wird.
Kann WAM auch ohne externe KI-Anbieter betrieben werden?
Ja. Wenn ein lokales KI-Modell eingesetzt wird, kann die KI-Verarbeitung vollständig innerhalb der eigenen Infrastruktur erfolgen. Für einfache Prüfungen können zudem klassische Filter und Regeln verwendet werden, ohne überhaupt ein KI-Modell einzusetzen.
Ist WAM DSGVO-konform?
WAM ist für einen datenschutzorientierten Betrieb auf eigener Infrastruktur ausgelegt. Durch Self-Hosting, kontrollierbare Datenflüsse und die freie Wahl der eingesetzten KI lassen sich auch hohe Datenschutzanforderungen abbilden. Die konkrete DSGVO-Konformität hängt jedoch immer von der jeweiligen Konfiguration und Nutzung ab.
Gibt es in WAM eine Rollen- und Rechteverwaltung?
Ja. Benutzer, Gruppen, Berechtigungen und Zugriffe auf Postfächer können zentral verwaltet werden. Dadurch lassen sich unterschiedliche Verantwortlichkeiten innerhalb eines Unternehmens abbilden.
Für welche Unternehmen eignet sich WAM?
WAM eignet sich vor allem für Unternehmen, die mehrere Postfächer verwalten und regelmäßig wiederkehrende Aufgaben bei der E-Mail-Bearbeitung haben. Besonders sinnvoll ist der Einsatz bei hohem Prüf-, Sortier- oder Weiterleitungsaufwand sowie bei erhöhten Anforderungen an Datenkontrolle und eigene Infrastruktur.