Geschäftsautomatisierung für Handel und Vertrieb
Geschäftsautomatisierung entlastet deine Prozesse
Geschäftsautomatisierung klingt für viele nach Großkonzern und komplexen IT-Projekten – doch das Gegenteil ist unser Ansatz. Wir unterstützen kleine und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Handels- und Vertriebsprozesse schnell, unkompliziert und praxisnah zu automatisieren.
Ob Leads, Angebote, Auftragsabwicklung oder After-Sales: Wir helfen dir, wiederkehrende Arbeitsschritte zu automatisieren, Systeme wie ERP, CRM und Buchhaltung miteinander zu verbinden und dadurch Zeit, Nerven und Kosten zu sparen. So vermeidest du Fehler, bearbeitest Kundenanfragen schneller und gewinnst spürbar mehr Freiraum für dein Tagesgeschäft.
Unsere Kunden möchten interne Strukturen optimieren und effizienter werden, oder Probleme und Engpässe bewältigen. Für genau diese Unternehmen machen wir Geschäftsautomatisierung greifbar – ohne komplizierte Großprojekte, sondern mit klaren Lösungen, die sofort Wirkung zeigen.
Leistungen zur Geschäftsautomatisierung im Handel und Vertrieb
Lead-Management automatisieren
Viele Leads gehen verloren, weil sie manuell erfasst oder übersehen werden. Wir sorgen dafür, dass Anfragen von Website, Formularen oder E-Mails automatisch im CRM oder ERP landen – vollständig, sauber und sofort bearbeitbar. So startest du Kundenbeziehungen professionell und verlierst keine Chancen.
Angebotsprozesse digitalisieren
Komplexe oder wiederkehrende Angebote kosten wertvolle Zeit und bergen Fehlerquellen. Wir automatisieren Vorlagen, Vorbefüllungen und Workflows, sodass dein Team schneller Angebote erstellt, deren Status leichter nachverfolgt und die Abschlussquote steigt – ohne manuelles Nachfassen.
Vertragsmanagement digitalisieren
Verträge manuell zu erstellen, unterschreiben und abzulegen kostet Zeit und führt zu Fehlern. Wir automatisieren diesen Prozess: Vorlagen beschleunigen die Vertragserstellung, E-Signaturen vereinfachen Freigaben und Dokumente werden im richtigen System abgelegt. So reduzierst Papierkram und behältst den Überblick.
Auftrags- & Rechnungsabwicklung
Aus einem Angebot wird automatisch ein Auftrag, Lieferschein oder eine Rechnung – alle Daten laufen direkt in ins ERP oder deine Warenwirtschaft. Keine doppelte Dateneingabe mehr, weniger Fehler und schnellere Abläufe vom Auftrag bis zum Zahlungseingang.
Kundenkommunikation automatisieren
Bestellbestätigungen, Status-Updates oder Erinnerungsschreiben erledigst du noch manuell? Wir automatisieren Kundenkommunikation. So erhalten deine Kunden zuverlässig relevante Informationen und dein Team spart wertvolle Zeit.
After-Sales-Workflows
Ob Wartung, Reparaturen, Ersatzteile oder Vertragsverlängerungen: Wir automatisieren diese Abläufe, damit Kunden rechtzeitig Erinnerungen erhalten und dein Service-Team entlastet wird. So stärkst du gleichzeitig die Kundenbindung, baust langfristige Beziehungen auf und sicherst zusätzliche Umsätze.
Versand- & Logistikprozesse integrieren
Neben Standarddiensten wie DHL oder Hermes, binden wir deine Speditions- und Logistikpartner, oder deine eigene Auslieferung direkt an dein ERP an. Die Tourenplanung, Liefer-, oder Frachtpapiere werden automatisch erstellt und Tracking-Informationen fließen zurück. So vermeidest du Fehler, optimierst Routen und hältst Kunden jederzeit auf dem Laufenden.
Reklamations- & Retourenmanagement
Rücksendungen oder Reklamationen bedeuten oft Chaos und manuelles Nacharbeiten. Wir automatisieren das Reklamationsmanagment, die Abwicklung von Retouren, erstellen Abholaufträge automatisch und dokumentieren Reklamationen direkt im ERP. Das sorgt für Transparenz, spart Kosten und steigert die Zufriedenheit deiner Kunden.
Analyse & Reporting automatisieren
Viele Unternehmen sammeln Daten in ERP, CRM oder Buchhaltung, ohne sie effektiv zu nutzen. Wir automatisieren das Reporting und bündeln Kennzahlen in übersichtlichen Dashboards. So hast du KPIs wie Umsatz, Conversion oder Forecasts jederzeit aktuell im Blick, erkennst Optimierungspotenziale sofort und steuerst deinen Vertrieb datenbasiert.
Ergänzungsleistungen für individuelle Anforderungen im Handel und Vertrieb
Individuelle Tools & Mobile Apps
Standardfunktionen in ERP oder CRM reichen oft nicht aus, um alle Anforderungen abzudecken. Wir entwickeln schlanke Tools und Apps, die diese Lücken schließen. Dein Vertrieb erfasst Gesprächsnotizen, Checklisten oder Fotos digital und die Daten landen direkt im CRM, ERP, oder Cloud. So bleiben alle Informationen zentral verfügbar, Angebote können schneller vorbereitet werden, und kein Detail aus dem Kundengespräch geht mehr verloren.
Systeme verbinden & Daten synchronisieren
Viele Unternehmen pflegen dieselben Informationen mehrfach in ERP, CRM oder Buchhaltung. Das kostet Zeit, führt zu Fehlern und schafft unnötige Arbeit. Wir integrieren deine Systeme so, dass Daten automatisch synchronisiert werden. Stammdaten, Kundendaten und Bestellungen sind überall aktuell verfügbar – ohne Excel-Zwischenlösungen oder manuelle Schnittstellenarbeit.
Angebotskonfiguratoren für Produkte
Produkte lassen sich nicht immer mit einfachen Preislisten abbilden. Wir bauen Konfiguratoren, die Vertriebsteams bei der Angebotserstellung unterstützen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt dafür, dass jedes Angebot vollständig und korrekt ist. Über logische Regeln und Auswahlfelder werden komplexe Produktvarianten automatisch kombiniert und direkt in ein fertiges Angebot übertragen.
E-Mail-Parser und Datenextraktion
Bestellungen oder Anfragen erreichen dich per E-Mail? Statt diese manuell abzutippen und in andere Systeme zu übertragen, extrahieren unsere Parser automatisch die relevanten Daten und senden sie ins ERP, CRM, oder Angebots- und Kalkulations-Tool. Das beschleunigt die Bearbeitung un dReaktionszeiten enorm und verhindert Übertragungsfehler.
Unser Projektablauf: direkt, klar, ergebnisorientiert
- Kickstart – 30 Min Call: Du schilderst deine Probleme, wir hören zu.
- Lösungsskizze – wir entwickeln einen klaren, machbaren Ansatz für dich.
- Umsetzung – technische Realisierung mit Fokus auf schnelle Ergebnisse.
- Testen – wir prüfen die Lösung gemeinsam in der Praxis.
- Rollout – reibungslose Einführung in deinen Geschäftsalltag.
- Support – wir bleiben an deiner Seite und optimieren bei Bedarf weiter.
Kostenlosen 30-Minuten Kickstart buchen
Kickstart mit Nico
Dein erster Kontakt: Nico. Mit jahrelanger Erfahrung im Handel und Vertrieb kennt er die Herausforderungen aus erster Hand und weiß genau, wo es hakt. Er begleitet dich bei der Gestaltung effizienter Prozesse und sorgt dafür, dass deine Projekte reibungslos umgesetzt werden.
Häufig gestellte Fragen
Grundlagen
Für welche Unternehmensgrößen und Branchen sind eure Leistungen geeignet?
Wir arbeiten vor allem mit kleinen und mittleren Unternehmen. Branchenübergreifend überall dort, wo Handel und Vertrieb eine zentrale Rolle spielen: vom technischen Großhandel über Maschinenbau bis zu spezialisierten Händlern, E-Commerce und Dienstleistern.
Welche konkreten Vertriebs- und Handelsprozesse automatisiert ihr typischerweise?
Typische Automatisierungen betreffen Angebots- und Auftragsprozesse, Rechnungsstellung, Lead-Management, Kundenkommunikation, After-Sales-Workflows sowie die Anbindung von ERP, CRM und Buchhaltung. Kurz gesagt: alle kaufmännischen Prozesse, die dich im Vertrieb oder Handel Zeit kosten, bis hin zur vollständigen Geschäftsautomatisierung
Arbeitet ihr bundesweit vor Ort oder remote?
Wir arbeiten überwiegend remote, bundesweit. Das spart Zeit und Kosten – unsere Kunden schätzen diesen Ansatz sehr. Wenn unsere Anwesenheit vor Ort gewünscht ist, können wir das ebenfalls ermöglichen.
Zusammenarbeit
Wie läuft der 30-minütige Kickstart genau ab und was muss ich vorbereiten?
Du schilderst uns in einem Call die Prozesse, die dich aktuell aufhalten oder Fehler verursachen. Wir hören zu, stellen gezielte Fragen und geben dir erste Lösungsansätze. Vorbereitung ist nicht nötig – bring einfach deine Problemprozesse mit.
Wie schnell sehe ich erste Ergebnisse nach Projektstart?
Das hängt von der Größe des Projekts ab. Kleinere Automatisierungen setzen wir in wenigen Wochen um, sodass du schnell erste Ergebnisse siehst. Komplexere Projekte und benötigen mehr Zeit, liefern aber ebenfalls klare Zwischenschritte mit spürbarem Nutzen.
Wie läuft das Testing und die Abnahme der Lösung praktisch ab?
Zuerst testen wir alle Automatisierungen intern. Anschließend stellen wir dir eine Testumgebung bereit, in der du die Lösung selbst prüfen kannst. Erst wenn du zufrieden bist, geht die Lösung live – so stellst du sicher, dass alles funktioniert.
Welche Support- und Wartungsoptionen bietet ihr nach dem Rollout an?
Support und Wartung vereinbaren wir individuell nach deinem Bedarf. Das reicht von Reaktionszeiten für Fehlerbehebung bis zu regelmäßigen Updates und Weiterentwicklungen. So bleibt Deine Lösung stabil und wächst mit deinen Anforderungen.
Was passiert, wenn während des Projekts neue Anforderungen auftauchen?
Wir arbeiten agil. Das bedeutet: Neue Anforderungen können jederzeit aufgenommen und in den Projektverlauf integriert werden. So bleibst du flexibel, und wir liefern genau das, was du wirklich brauchst.
Welche Mindestlaufzeit haben Projekte bzw. Verträge?
Es gibt keine feste Mindestlaufzeit. Projektumfang und ggf. Wartungs- oder Supportverträge vereinbaren wir individuell, damit du genau die Leistung bekommst, die du brauchst – nicht mehr und nicht weniger.
Technik
Könnt ihr Schnittstellen zu spezifischen Branchen-Tools (z. B. Werkstatt-Software, DATEV) realisieren?
Ja. Grundsätzlich können alle Anwendungen, die eine API haben, integriert werden. Falls keine Schnittstelle vorhanden ist, nutzen wir Middleware oder entwickeln individuelle Lösungen. DATEV, Werkstatt-Software & Co. sind also kein Problem.
Arbeitet ihr mit Low-/No-Code-Tools wie n8n oder programmiert ihr komplett individuell?
Beides ist möglich. Wo es sinnvoll ist, nutzen wir Tools wie n8n, um schnell Ergebnisse zu erzielen. Wenn Prozesse komplexer sind, setzen wir auf individuelle Programmierungen – damit die Lösung wirklich zu deinem Unternehmen passt.
Welche Rollen/Benutzerrechte benötigt ihr in meinen Systemen während der Umsetzung?
Wir benötigen nur die Zugriffsrechte, die für die Umsetzung relevant sind – in der Regel Admin-Rechte für Schnittstellen, Testumgebungen und Automatisierungen. Alles stimmen wir im Vorfeld mit dir ab, sodass deine Daten sicher bleiben.
Wie stellt ihr Datensicherheit und DSGVO-Konformität sicher?
Wir arbeiten DSGVO-konform und schließen mit Dir eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) ab. Darin ist klar geregelt, wie Daten verarbeitet und geschützt werden.
Allgemein
Wie unterscheidet ihr euch von Freelancern oder größeren Integrationsfirmen?
Als kleine Agentur arbeiten wir pragmatisch, schnell und auf Augenhöhe. Wir liefern nicht nur Konzepte, sondern direkt funktionierende Lösungen zur Geschäftsautomatisierung. Anders als Freelancer sind wir langfristig verfügbar, und im Gegensatz zu großen Firmen bleiben wir persönlich und flexibel.
Kann ich die Lösung später selbst betreiben bzw. intern weiterentwickeln?
Ja. Du kannst den Source-Code oder die n8n-Automatisierung von uns erhalten und selbst betreiben. Wir installieren die Lösung auf Wunsch bei dir lokal, in deiner Cloud oder stellen dir Hosting bereit. So bleibst du unabhängig und flexibel.
Wie buche ich den Kickstart / das Erstgespräch?
Ganz einfach: Über den Kalender-Link auf unserer Startseite. Wähle einen Termin, der dir passt, und buche deinen kostenlosen 30-minütigen Kickstart. Du kannst uns auch gerne eine E-Mail schreiben, Anrufen, oder eine Nachricht hinterlassen.
Kontaktmöglichkeiten
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