Automatisierungs-Check für Unternehmen
Was ist der Automatisierungs-Check?
Der Automatisierungs-Check ist ein kostenloses Tool, mit dem du herausfindest, welche Prozesse in deinem Unternehmen automatisiert werden können. Du erhältst eine individuelle Auswertung mit konkreten Vorschlägen und Potenzialen – ideal als nächster Schritt zur Digitalisierung, ganz ohne Verpflichtungen.
Das Ausfüllen des Checks dauert nur wenige Minuten. Im Anschluss erhältst du eine fundierte Auswertung per E-Mail – verständlich, praxisnah und auf deine Systeme zugeschnitten.
Beispielergebnis: Automatisierungs-Check im E-Commerce
1. Analyse der eingesetzten Systeme, Software und Anwendungen
Systeme & Anwendungen
- Online-Shop: Squarespace
- ERP-System: Infor
- Collaboration-Tool: Slack
Diese drei Systeme bilden die zentrale Infrastruktur für Verkauf, Auftragsabwicklung, Lagerverwaltung, Kundenkommunikation und interne Koordination.
2. Potenzielle Automatisierungs-Möglichkeiten durch Systemverknüpfung
| Bereich | Automatisierbarer Prozess |
|---|---|
| Kundenservice | Kundenanfragen automatisch zuordnen und priorisieren |
| Vertrieb | Bestellungen automatisch ins ERP übertragen |
| Backoffice | Rechnungs- und Lieferscheinerstellung automatisch steuern |
| Kommunikation | Status-Updates (z. B. bei Rücksendung, Verzug) via Slack posten |
| Lager & Versand | Bestand automatisch synchronisieren |
3. Übertragene Informationen zwischen den Systemen
| Von (System) | Nach (System) | Informationen |
|---|---|---|
| Squarespace | Infor | Bestelldaten, Kundendaten, Zahlungsstatus |
| Infor | Slack | Lagerbestand, Versandstatus, Warnmeldungen |
| Slack | Infor / Support | Kundenanfragen zur Weiterverarbeitung |
| Infor | Squarespace | Verfügbarkeiten, Lieferzeiten, Statusupdates |
4. Lösung der Herausforderungen durch automatisierte Prozesse
A. Reduzierung manueller Fehler
- Automatischer Datenabgleich zwischen Online-Shop und ERP reduziert Übertragungsfehler.
- Validierungsregeln bei Middleware-Prozessen prüfen Eingaben auf Vollständigkeit und Konsistenz.
B. Effizienzsteigerung
- Kunden erhalten automatisch Benachrichtigungen zu Bestellstatus, was manuelle Rückfragen reduziert.
- Slack-Benachrichtigungen informieren relevante Teams in Echtzeit über wichtige Ereignisse.
C. Ausgleich von Personalmangel
- Standardprozesse wie Rechnungserstellung, Lagerbuchung, E-Mail-Kommunikation laufen automatisiert.
- Self-Service-Prozesse (z. B. Rücksendeschein-Generator) entlasten den Support.
5. Vorteile und Mehrwert der Automatisierung
| Vorteil | Wirkung auf das Unternehmen |
|---|---|
| Zeitersparnis | Weniger manuelle Tätigkeiten in Support und Backoffice |
| Skalierbarkeit | Geschäftsvolumen kann mit gleichbleibendem Personal bewältigt werden |
| Verbesserte Datenqualität | Automatisierte Übergaben vermeiden Tippfehler oder vergessene Einträge |
| Schnellere Reaktion | Slack-Warnmeldungen erlauben proaktives Eingreifen (z. B. bei Lieferengpässen) |
| Bessere Kundenzufriedenheit | Transparente Kommunikation durch automatisierte E-Mails |
6. Erläuterung der Automatisierungsstrategie und Prozesse
A. Middleware-Strategie als Rückgrat
Einsatz einer Middleware, oder eines custom API Gateways. Diese Middleware verbindet alle drei Hauptsysteme und verarbeitet Events in Echtzeit oder batchweise (z. B. nachts).
B. Konkrete Automatisierungsprozesse
1. Bestellverarbeitung (Squarespace → Infor → Slack)
Trigger: Kunde bestellt im Shop
Prozess:
- Bestellung wird automatisch ins ERP-System (Infor) übertragen
- System prüft Lagerbestand
- Lagerbuchung erfolgt automatisch
- Versandetikett wird erstellt
- Kunde erhält automatische E-Mail
- Slack-Info an Kundenservice zur Übersicht
2. Lagerstandsanpassung (Infor → Squarespace)
Trigger: Änderung des Lagerbestands im ERP
Prozess:
- Middleware überträgt aktuelle Lagerdaten regelmäßig an den Shop
- Artikelstatus (verfügbar/nicht verfügbar) wird aktualisiert
- Optionale E-Mail an Kunden bei Wiederverfügbarkeit
3. Support-Automatisierung (Squarespace → Slack + Infor)
Trigger: Kunde nutzt Kontaktformular oder Retourenanfrage
Prozess:
- Formular wird über Webhook an Slack übertragen
- Ticket wird automatisch erstellt (ggf. mit Helpdesk-Integration)
- Rücksendeetikett automatisch erzeugt und gemailt
- ERP bekommt Info zur bevorstehenden Rückbuchung
4. Vertriebsunterstützung (Squarespace + Slack)
Trigger: Hohe Warenkorbabbrüche oder Kundenanfragen zu bestimmten Produkten
Prozess:
- Slack-Benachrichtigung an Vertriebsteam
- Optionale Lead-Erstellung im CRM (falls vorhanden)
- Kampagnen-Trigger für Nachfassaktionen möglich
7. Zusammenfassung der Automatisierungsstrategie
Die Strategie basiert auf der Integration der Kernsysteme über eine Middleware-Plattform, die sowohl Echtzeit-Events als auch geplante Aufgaben verarbeitet. Ziel ist es, manuelle Tätigkeiten zu reduzieren, Reaktionszeiten zu verkürzen und eine durchgängig konsistente Datenlage sicherzustellen. So wird ein skalierbarer, effizienter und fehlerfreier digitaler Workflow im E-Commerce erreicht.
Automatisierungs-Check: In 3 Schritten zu deinem Ergebnis
Beantworte ein paar gezielte Fragen zu deinen Prozessen und Tools – dauert nur wenige Minuten.
Wir werten deine Angaben KI-gestützt aus und identifizieren passende Automatisierungsmöglichkeiten.
Du erhältst eine kompakte Auswertung mit konkreten Vorschlägen und Empfehlungen.