Individuelle Erweiterungen für WAM
E-Mail Workflow-Automatisierung
WAM verarbeitet eingehende E-Mails. Individuelle Workflows übertragen erkannte Daten anschließend in CRM, ERP, Ticketsysteme oder andere Anwendungen und stoßen dort weitere Prozesse an.
Wenn nach der E-Mail wieder manuelle Arbeit beginnt
WAM kann eingehende E-Mails prüfen und einordnen. Müssen die erkannten Informationen anschließend jedoch manuell in CRM, ERP, Ticketsysteme oder andere Anwendungen übertragen werden, entsteht erneut Aufwand. Genau diese nachgelagerten Schritte lassen sich weiter automatisieren.
Daten werden manuell übertragen
Informationen aus E-Mails werden von Mitarbeitern in CRM, ERP oder andere Anwendungen übernommen.
Systeme arbeiten getrennt
E-Mail, CRM, ERP oder Ticketsystem sind nicht durchgängig miteinander verbunden und tauschen Informationen nicht automatisch aus.
Wiederkehrende Folgeaufgaben
Nach bestimmten E-Mails müssen immer wieder dieselben Schritte ausgeführt, Datensätze angelegt oder Vorgänge gestartet werden.
Medienbrüche entstehen
Informationen wechseln zwischen E-Mail, Tabellen, Fachanwendungen oder internen Tools und müssen dabei mehrfach übertragen werden.
Fehler durch manuelle Übergaben
Beim Kopieren, Zuordnen oder Übertragen von Informationen können Daten fehlen, falsch übernommen oder einem falschen Vorgang zugeordnet werden.
Fehlende Transparenz
Informationen verteilen sich auf mehrere Systeme, wodurch Status und weitere Bearbeitung eines Vorgangs schwieriger nachzuvollziehen sind.
WAM verarbeitet die E-Mail – der Workflow führt den Prozess weiter
WAM erkennt und verarbeitet eingehende E-Mails. Sobald daraus Daten, Aufgaben oder Folgeprozesse
in anderen Systemen entstehen sollen, kann die Verarbeitung individuell erweitert werden.
1. E-Mail verarbeiten
WAM prüft die relevanten Bestandteile der Nachricht und ordnet den Inhalt anhand definierter Kriterien ein.
2. Daten übernehmen
Benötigte Informationen werden aus der E-Mail oder ihren Anhängen übernommen und für den nächsten Verarbeitungsschritt bereitgestellt.
3. Folgeprozess starten
Die Daten werden an CRM, ERP, Ticketsysteme oder andere Anwendungen übergeben und lösen dort den gewünschten Ablauf aus.
4. Systeme synchron halten
Änderungen können zwischen den beteiligten Systemen abgeglichen werden, damit Informationen nicht mehrfach gepflegt werden müssen.
Was sich nach der E-Mail-Verarbeitung automatisieren lässt
Sobald WAM eine eingehende E-Mail erkannt und eingeordnet hat, können daraus weitere automatisierte Schritte entstehen.
Welche Systeme eingebunden werden, hängt vom jeweiligen Prozess ab.
Daten ins CRM übertragen
Kontaktdaten, Anliegen oder andere Informationen aus E-Mails automatisch einem bestehenden CRM-Datensatz zuordnen oder neu anlegen.
Supportanfragen als Ticket erfassen
Erkannte Supportanfragen automatisch an ein Ticketsystem übergeben und dort einen passenden Vorgang erstellen.
Angebotsanfragen weiterverarbeiten
Relevante Daten aus einer Anfrage übernehmen und an CRM, Kalkulation oder ein Angebotssystem weitergeben.
Daten an ERP oder Fachsysteme übergeben
Informationen aus E-Mails automatisch in bestehende ERP-, Verwaltungs- oder Fachanwendungen übertragen.
Aufgaben und Vorgänge anlegen
Aus bestimmten E-Mails automatisch Aufgaben, Vorgänge oder interne Bearbeitungsschritte in anderen Systemen erzeugen.
Systeme miteinander synchronisieren
Daten zwischen den beteiligten Anwendungen automatisch abgleichen, damit Informationen nicht mehrfach gepflegt werden müssen.
So entsteht eine E-Mail Workflow-Automatisierung
Ausgangspunkt ist immer ein konkreter Ablauf nach der E-Mail-Verarbeitung. Gemeinsam wird festgelegt, welche Daten WAM bereitstellt, welches Zielsystem angebunden werden soll und welche Schritte anschließend automatisch erfolgen sollen.
▷ Ablauf definieren
Es wird festgelegt, welche E-Mails den Workflow auslösen und welche Informationen dafür benötigt werden.
▷ Zielsystem anbinden
CRM, ERP, Ticketsystem oder andere Anwendungen werden über vorhandene Schnittstellen verbunden.
▷ Workflow umsetzen
Die Datenübergabe und die gewünschten Folgeaktionen werden individuell entwickelt und eingerichtet.
▷ Testen und übergeben
Der Ablauf wird mit realistischen Fällen geprüft, angepasst und anschließend für den produktiven Einsatz übergeben.
Frage, Demo, Angebot oder individuelle Automatisierung?
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Ob kurze Produktfrage, Demo-Termin, konkretes Angebot für WAM oder eine individuelle Automatisierung.
Häufig gestellte Fragen zur E-Mail Workflow-Automatisierung
Was ist E-Mail Workflow-Automatisierung?
E-Mail Workflow-Automatisierung verbindet die Verarbeitung eingehender E-Mails mit nachgelagerten Systemen und Prozessen. WAM übernimmt dabei die E-Mail-Verarbeitung; anschließend können erkannte Daten beispielsweise an CRM, ERP, Ticketsysteme oder andere Anwendungen übergeben und dort weitere Schritte ausgelöst werden.
Welche Prozesse lassen sich nach einer E-Mail automatisieren?
Automatisiert werden können alle klar beschreibbaren Folgeschritte, die nach dem Eingang und der Verarbeitung einer E-Mail entstehen. Dazu gehören beispielsweise das Anlegen von CRM-Datensätzen, das Erstellen von Support-Tickets, die Übergabe von Angebotsanfragen oder das Starten interner Aufgaben und Workflows.
Können Daten automatisch aus E-Mails in Systeme übertragen werden?
Ja. Relevante Informationen aus E-Mails oder Anhängen können übernommen und über Schnittstellen an andere Anwendungen übergeben werden. So lassen sich beispielsweise Kontaktdaten, Anliegen oder Vorgangsinformationen automatisch in einem CRM, ERP oder Ticketsystem weiterverarbeiten.
Welche Systeme können mit WAM verbunden werden?
Grundsätzlich lassen sich Systeme anbinden, die geeignete Schnittstellen wie APIs, Datenbanken, Webhooks oder andere Möglichkeiten zum Datenaustausch bereitstellen. Dazu können CRM-, ERP-, Ticket-, Buchhaltungs- oder individuelle Fachanwendungen gehören.
Wie unterscheidet sich WAM von der E-Mail Workflow-Automatisierung?
WAM automatisiert die Verarbeitung im E-Mail-Postfach, etwa das Prüfen, Einordnen, Priorisieren, Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten. Die E-Mail Workflow-Automatisierung beginnt dort, wo Informationen aus der E-Mail anschließend in anderen Systemen oder Prozessen weiterverwendet werden sollen.
Wie läuft die Umsetzung eines individuellen E-Mail Workflows ab?
Zunächst wird festgelegt, welche E-Mails den Ablauf auslösen, welche Daten benötigt werden und welches Zielsystem eingebunden werden soll. Anschließend wird die Verbindung umgesetzt, mit realistischen Fällen getestet und für den produktiven Einsatz eingerichtet.
Können bestehende E-Mail Workflows später erweitert werden?
Ja. Ein bestehender Workflow kann um weitere Systeme, Daten oder Folgeaktionen ergänzt werden. Dadurch lässt sich eine Automatisierung schrittweise erweitern, ohne den gesamten Ablauf neu aufbauen zu müssen.
Was kostet eine individuelle E-Mail Workflow-Automatisierung?
Die Kosten hängen vom gewünschten Ablauf, den beteiligten Systemen und den vorhandenen Schnittstellen ab. Nach einer kurzen Beschreibung des Prozesses lässt sich der technische Aufwand in der Regel deutlich besser einschätzen.