SAP mit Dynamics 365 verbinden

ERP/CRM-Integration im B2B-Vertrieb: SAP mit Dynamics 365 verbinden

Ein internationaler Maschinenbau-Hersteller möchte SAP mit Dynamics 365 verbinden, um Vertriebs- und ERP-Prozesse zu automatisieren. Angebote aus dem CRM sollen automatisch zu Bestellungen im SAP werden. Derzeit leiden Teams unter doppelter Dateneingabe, Medienbrüchen und fehlender Transparenz zwischen Auftragsabwicklung, Kundenkommunikation und Produktionsplanung.

Problemstellung: Daten- und Medienbrüche zwischen ERP und CRM behindern effiziente Abläufe

Doppelte Dateneingabe

Daten wie Kundeninformationen, Angebote oder Auftragsdaten müssen in SAP und Dynamics oft manuell eingegeben werden. Das kostet Zeit, erzeugt Fehler und verzögert Prozesse.

Intransparente Vertriebsprozesse

Wenn ERP- und CRM-Daten getrennt vorliegen, fehlt dem Vertrieb oft der Einblick in aktuelle Lagerstände, Lieferzeiten oder Zahlungsstatus – das erschwert fundierte Angebote und Kundenberatung.

Langsame Angebots- und Auftragsabwicklung

Ohne Automatisierung dauert die Überführung eines Angebots aus Dynamics 365 in eine SAP-Bestellung oft Stunden oder Tage – besonders wenn Rückfragen, Korrekturen oder Freigaben notwendig sind.

Fragmentierte Kundensicht

CRM und ERP enthalten jeweils nur Teilinformationen: Während CRM Marketing- und Interaktionsdaten speichert, liegen Rechnungen, Mahnungen und Auftragsverläufe nur in SAP. Eine vollständige 360°-Kundensicht fehlt.

Ineffiziente Berichterstattung

Reports aus CRM und ERP müssen manuell zusammengeführt werden. Diese Arbeit ist fehleranfällig und erlaubt keine Echtzeitanalysen – besonders kritisch für Führungskräfte und Controlling.

Lösung: SAP mit Dynmics 365 verbinden und automatisieren

Um die Brüche zwischen ERP- und CRM-Systemen zu überwinden, lohnt es sich, SAP mit Dynamics 365 zu verbinden und zentrale Prozesse zu automatisieren. Die folgenden Lösungen zeigen, wie Unternehmen dadurch ihre Abläufe beschleunigen, Fehlerquellen minimieren und eine durchgängige Datenbasis schaffen können – ohne doppelte Pflegeaufwände.

Automatisierte Angebotsübertragung

Angebote, die im Dynamics 365 CRM erstellt werden, lassen sich automatisch als Bestellungen in SAP übertragen. Dadurch entfällt die doppelte Datenerfassung, und Vertrieb sowie Einkauf greifen auf dieselben Informationen zu. Änderungen am Angebot – etwa Mengen oder Preise – werden sofort synchronisiert. Das reduziert Fehler und spart wertvolle Zeit bei der Auftragsabwicklung.

Synchronisation von Kundendaten

Sobald ein neuer Kunde in Dynamics 365 angelegt wird, überträgt das System die Stammdaten automatisiert in SAP. Umgekehrt werden auch SAP-Kunden automatisch im CRM sichtbar. So behalten beide Systeme konsistente Datensätze, ohne dass Mitarbeitende Informationen manuell einpflegen oder korrigieren müssen. Das verbessert die Datenqualität und vereinfacht Audits und Compliance.

Statusupdates zwischen Vertrieb und Produktion

Wenn eine Bestellung im SAP bearbeitet oder der Produktionsstatus aktualisiert wird, erhält das Vertriebsteam in Dynamics 365 eine automatische Benachrichtigung. Diese Synchronisierung ermöglicht eine proaktive Kommunikation mit Kundinnen und Kunden – etwa bei Lieferverzögerungen oder Produktionsfreigaben. Das stärkt das Vertrauen und verbessert die Customer Experience erheblich.

Automatisierte Rechnungsfreigabe und -rückmeldung

Sobald eine Rechnung in SAP erstellt und freigegeben wurde, wird sie automatisch in Dynamics 365 als erledigter Geschäftsfall markiert. Auch Zahlungseingänge aus SAP fließen zurück ins CRM, wodurch das Vertriebsteam aktuelle Informationen zum Zahlungsverhalten erhält – z. B. bei ausstehenden oder verspäteten Zahlungen. Das schafft Transparenz in der Kundenbetreuung.

Gemeinsame Produktdatenpflege

Produktinformationen wie Preise, Artikelnummern und technische Daten lassen sich zentral in SAP verwalten und automatisch in Dynamics 365 synchronisieren. Der Vertrieb nutzt stets aktuelle und valide Daten im Kundengespräch, ohne manuell Tabellen zu aktualisieren. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass alle Angebote mit korrekten Artikeldaten erstellt werden.

Genutzte Ressourcen bei der Integration

APIs und Middleware

wie SAP Integration Suite oder Microsoft Power Automate, oder Eigenentwicklungen

Webhooks und Datenpipelines

zur Echtzeit-Kommunikation

Eigene Schnittstellenentwicklungen

bei Spezialanforderungen

n8n, oder anderen iPaaS

für einfache, eventbasierte Automatisierungen

SAP mit Dynamics 365 verbinden: Konkrete Vorteile

Höhere Datenqualität

Durch die Verbindung von SAP mit Dynamics 365 werden Kundendaten, Auftragsinformationen und Finanzdaten automatisch synchronisiert. Manuelle Doppeleingaben entfallen, was Tippfehler, veraltete Informationen oder Inkonsistenzen deutlich reduziert. Neue Kundendaten aus Dynamics 365 landen direkt im ERP, während wichtige ERP-Änderungen automatisch ins CRM zurückgespielt werden. Die Datenbasis wird dadurch sauber, aktuell und vollständig – eine wichtige Voraussetzung für fundierte Geschäftsentscheidungen und rechtssichere Buchhaltung. Besonders im Vertrieb, Controlling und Kundenservice entsteht so ein erheblicher Qualitätsgewinn.

Schnellere Prozesse von Lead bis Auftrag

Durchgängige Workflows sorgen dafür, dass Leads aus Dynamics 365 nahtlos zu Angeboten und anschließend zu SAP-Aufträgen verarbeitet werden. Vertriebsteams sparen sich die manuelle Übergabe von Auftragsdaten an das ERP. Stattdessen generiert das System automatisch einen Auftrag in SAP, sobald ein Deal im CRM gewonnen wird. Das verkürzt die Reaktionszeit, senkt Bearbeitungsaufwände und beschleunigt die gesamte Sales-to-Cash-Kette. Besonders in Unternehmen mit hohen Auftragsvolumina bedeutet das: mehr Umsatz in kürzerer Zeit – und weniger Reibung zwischen Vertrieb und Auftragsabwicklung.

Transparente Kundenbetreuung

Support- und Serviceteams profitieren davon, dass sie über Dynamics 365 direkten Zugriff auf ERP-Daten wie Lieferstatus, Zahlungseingänge oder offene Rechnungen haben. Gleichzeitig sehen Vertriebsmitarbeitende aktuelle Servicevorgänge und Reklamationen. Das schafft eine vollständige 360°-Sicht auf den Kunden. Rückfragen lassen sich schneller beantworten, Kundenanliegen fundierter bearbeiten. Es entsteht ein konsistentes, vernetztes Kundenerlebnis – vom ersten Kontakt bis zum After-Sales-Support. In Branchen mit hohem Kundenanspruch oder beratungsintensiven Produkten sichert diese Transparenz den Wettbewerbsvorteil.

Echtzeit-Einblicke in Lager, Produktion und Finanzen

Durch die Integration fließen wichtige Kennzahlen wie Lagerbestände, Lieferzeiten, Zahlungsstatus oder Produktionsfortschritte aus SAP direkt in das CRM. Vertriebsmitarbeitende in Dynamics 365 können dadurch sofort realistische Aussagen gegenüber Kundschaft treffen – z. B. zur Lieferfähigkeit oder Preisen. Umgekehrt werden Forecasts oder Opportunity-Werte aus dem CRM in SAP berücksichtigt. Das ermöglicht eine bessere Planung in Einkauf, Produktion und Liquiditätssteuerung. Die Führungsebene erhält konsolidierte Einblicke in Echtzeit – auf Basis verlässlicher, integrierter Daten.

Weniger Fehler & Nacharbeit

Manuelle Schnittstellen erzeugen oft redundante Prozesse und fehleranfällige Übergaben. Werden SAP und Dynamics 365 automatisiert verbunden, entfallen viele dieser Fehlerquellen: Aufträge landen korrekt im ERP, Kundendaten bleiben konsistent und Dokumente müssen nicht doppelt gepflegt werden. Auch Anpassungen – etwa neue Rechnungsadressen oder Kontaktdaten – aktualisieren sich systemübergreifend automatisch. Dadurch reduzieren sich Rückfragen, Verzögerungen oder Mehraufwände durch Nacharbeit spürbar. Mitarbeitende können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, statt Fehler aus digitalen Medienbrüchen zu beheben.

Branchen, Einsatzgebiete und Anwendungsbereiche

Industrie & Fertigung

→ Angebots- und Auftragsprozesse zwischen Vertrieb (Dynamics) und Produktion/Logistik (SAP)

Pharma & Medizintechnik

→ Einhaltung regulatorischer Anforderungen durch lückenlose Systemverknüpfung

Großhandel

→ Automatisierte Preis-, Rabatt- und Verfügbarkeitsabfragen im Kundenkontakt

Logistik & Transport

→ Echtzeitdaten für Sendungsverfolgung und SLA-Monitoring

Dienstleistungen & Beratung

→ Rechnungsstellung und Ressourcenplanung auf ERP-Basis, CRM für Projektsteuerung

Vertriebsteams

gewinnen Transparenz über Lager, Rechnungsstatus und Kundendaten

Kundendienst

hat Zugriff auf Liefertermine, Supportverläufe und Reklamationen

Buchhaltung & Controlling

profitieren von konsolidierten Berichten und Echtzeitdaten

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