Der smarte Posteingang

Manage deinen Posteingang – IQMail erkennt, ordnet und bearbeitet deine E-Mails automatisch

E-Mail-Organisation | Automatisierte Abläufe | KI-Unterstützung

Der smarte Posteingang für deine E-Mail-Automatisierung

IQMail ist ein zentraler, smarter Posteingang, der eingehende E-Mails automatisch analysiert, sortiert und verarbeitet. Mit Unterstützung von KI erkennt IQMail Inhalte, Muster und Prioritäten und erledigt Routineaufgaben selbstständig. Ob Weiterleitungen, Antworten, Kategorisierungen, Ablagen oder Workflows: IQMail übernimmt die operative E-Mail-Verarbeitung, reduziert manuelle Tätigkeiten und schafft klare, effiziente Abläufe.

Statt in zahllosen E-Mails unterzugehen, erhältst du einen aufgeräumten, strukturierten Überblick, sowie vollständige Transparenz darüber, welche E-Mails wann und wie verarbeitet wurden.

Damit bildet IQMail die perfekte Grundlage für moderne, automatisierte Kommunikation und eine deutlich entlastete tägliche Arbeit.

Im Dashboard siehst du, wie dein smarter Posteingang arbeitet – von der Anzahl bearbeiteter E-Mails bis zu detaillierten Abläufen und Statistiken.

Dashboard, Übersicht und Einstellungen

Im Dashboard deines smarten Posteingangs siehst du auf einen Blick, wie viele E-Mails bereits verarbeitet wurden, zu welchem Zeitpunkt und wie sich dein täglicher Durchschnitt entwickelt.

Die Übersicht zeigt dir nicht nur den Status aller bearbeiteten Nachrichten, sondern führt dich auch direkt zu den Kernfunktionen: von Regeln, Aktionen und Auslösern über die Postfach-Analyse bis hin zum Verlauf. Dort kannst du jederzeit nachvollziehen, ob alles korrekt verarbeitet wurde oder ob einzelne Schritte Aufmerksamkeit benötigen.

Über die Einstellungen lässt sich dein Posteingang anpassen, damit alles reibungslos und automatisch läuft.

Postfach-Analyse und Regelvorschläge

Die Postfach-Analyse durchsucht deinen Posteingang und erkennt automatisch wiederkehrende Muster, Inhalte und Abläufe. Auf dieser Basis erstellt die KI passende Postfach-Regeln, die für die automatische Verarbeitung deiner E-Mails genutzt werden können. Die vorgeschlagenen Regeln dienen als Grundlage: Du kannst sie direkt übernehmen, nach Bedarf anpassen oder abwandeln.

Dadurch entsteht ein smarter Posteingang, der zu deinem Workflow passt und sich kontinuierlich optimieren lässt. Zusätzlich zeigt dir die Analyse transparent, welche E-Mail-Typen besonders häufig auftreten und wo Automatisierungen den größten Effekt erzielen. So wird schnell sichtbar, an welchen Stellen du Zeit sparst und wie sich dein Posteingang durch die KI-Unterstützung effizienter gestalten lässt.

Regeln erstellen mit dem KI-Assistenten

Mit dem KI-Assistenten erstellst du neue Regeln für deinen smarten Posteingang so einfach wie eine kurze Beschreibung.

In zwei Eingabefeldern definierst du zunächst, wann eine Regel aktiv werden soll – etwa wenn Wörter wie Rechnung oder ähnliche Begriffe in einer E-Mail vorkommen. Im zweiten Feld beschreibst du anschließend, was mit dieser E-Mail geschehen soll: zum Beispiel in einen Ordner verschieben, weiterleiten oder automatisch markieren.

Der KI-Assistent setzt deine Vorgaben im Hintergrund in eine vollständige Regel um. Diese erscheint anschließend im Regel-Editor, wo du sie jederzeit prüfen, anpassen oder optimieren kannst. So entsteht ohne Aufwand ein präziser und automatisierter Workflow.

Regeln erstellen mit dem Regel-Assistenten

Der Regel-Assistent begleitet dich in drei Schritten durch die Erstellung neuer Automatisierungsregeln für deinen smarten Posteingang. Im ersten Schritt legst du fest, welche E-Mails von der Regel erfasst werden sollen. Dafür stehen dir Stichwörter, reguläre Ausdrücke oder KI-gestützte Filter zur Verfügung. Auf Wunsch kannst du direkt anhand deiner vorhandenen E-Mails prüfen, auf welche Nachrichten die Regel später angewendet würde.

Im zweiten Schritt bestimmst du, was mit den erkannten E-Mails geschehen soll: Weiterleitung, automatische KI-Antwort, statische Antwort, Kategorisierung, Verschieben oder das Auslösen von Webhooks – alles lässt sich flexibel konfigurieren.

Im dritten und letzten Schritt gibst du deiner Regel einen Namen, ergänzt bei Bedarf eine Beschreibung und aktivierst sie. So entsteht in wenigen Momenten eine individuelle Automatisierung, die deinen Posteingang spürbar entlastet und effizienter macht.

Aktionen oder Auslöser erstellen & bearbeiten

Aktionen und Auslöser bilden den Mittelpunkt der Automatisierung im smarten Posteingang. Du kannst sie direkt beim Erstellen einer Regel anlegen oder vollständig separat verwalten und anschließend beliebigen Regeln zuweisen. So bleibt dein System flexibel, wiederverwendbar und auf deinen Workflow abgestimmt.

Aktionen definieren, was mit einer E-Mail passieren soll. Die Möglichkeiten sind vielfältig: E-Mails verschieben, kopieren, weiterleiten, löschen, kategorisieren oder mit statischen Antworten versehen – bis hin zu KI-gestützten Funktionen wie automatischen Antworten, Übersetzungen, Zusammenfassungen oder dem Auslösen externer Webhooks.

Auslöser bestimmen, wann eine Regel aktiv wird. Sie können klassisch über Stichwörter oder reguläre Ausdrücke definiert werden, oder über KI-Filter, die inhaltliche Zusammenhänge erkennen und entsprechend reagieren. Mehrere Auslöser lassen sich kombinieren, ebenso wie mehrere Aktionen. Dabei können Auslöser auf den Inhalt der E-Mail angewandt werden, aber auch auf den Absender, den Betreff oder sogar auf Anhänge.

So entsteht ein flexibles Set an Bausteinen, das sich frei kombinieren lässt und mit dem du deinen smarten Posteingang exakt an deine Anforderungen anpassen kannst.

Regeln importieren, erstellen & bearbeiten

Im Regel-Editor verwaltest du sämtliche Regeln deines smarten Posteingangs zentral und flexibel. Hier kannst du Regeln nach Bedarf erstellen, bearbeiten, exportieren, importieren, aktivieren oder deaktivieren. Jede Regel kann aus mehreren Auslösern und Aktionen bestehen, die sich frei kombinieren und anpassen lassen.

Für Unternehmen mit IQMail Scale können Regeln zudem mit verschiedenen Postfächern verknüpft werden. So musst du nicht für jedes Postfach eine Regel neu erstellen, sondern kannst bestehende Automatisierungen einfach wiederverwenden. Auch einmal definierte Auslöser und Aktionen lassen sich für mehrere Regeln nutzen und direkt im Editor zuordnen.

Falls du eine Regel vorübergehend nicht benötigst, kannst du sie exportieren und lokal oder in der Cloud ablegen, statt sie dauerhaft zu löschen. Der Regel-Editor bietet dir damit die vollständige Kontrolle über alle Automatisierungen – übersichtlich, flexibel und erweiterbar.

IQMail der smarte Posteingang

IQMail CoreBETA

€ 14

Monat*

✔ 1 E-Mail-Adresse integrierbar
✔ Regelbasierte Automatisierung
✔ Kombinierbare Mehrfach-Regeln
✔ KI-Filter (Stichworte & Muster)
✔ Antwortvorschläge per KI
✔ Mailbox-Analyse für Regelvorschläge
✔ IMAP/SMTP-kompatibel
✔ DSGVO-konforme Verarbeitung
✔ 14 Tage kostenlos testen

Automatische Aktionen:
▸ Ordner-Zuordnung
▸ Löschen
▸ Weiterleitung
▸ Webhook auslösen
▸ KI-Verarbeitung
▸ Kategorisieren & Priorisieren
▸ Statische Antworten
▸ Übersetzen & Zusammenfassen

*bei jährlicher Abrechnung
Ausschließlich für gewerbliche Nutzung

IQMail Scale BETA

Auf Anfrage

Du möchtest mehrere E-Mail-Adressen einbinden oder die komplette E-Mail-Kommunikation in deinem Unternehmen automatisieren?

Mit IQMail Scale bieten wir dir individuelle Lösungen für Teams, Abteilungen oder ganze Organisationen – inklusive erweiterter Funktionen, höherem Volumen und persönlichem Support.

Tritt mit uns in Kontakt und wir erstellen dir ein passendes Angebot – exakt auf deinen Bedarf zugeschnitten.

Häufig gestellte Fragen

Allgemeines & Nutzung

Wie funktioniert die Einrichtung von IQMail?

Die Einrichtung ist schnell erledigt: Du verbindest dein Postfach mit IQMail, wählst die gewünschten Einstellungen und kannst sofort starten. Anschließend analysiert IQMail deinen Posteingang und erstellt auf Wunsch erste automatisierte Regeln. Alle Funktionen – von Regeln über Aktionen bis zur Analyse – lassen sich direkt im Dashboard konfigurieren.

Lässt sich jedes Postfach in integrieren?

Ja. IQMail unterstützt alle gängigen E-Mail-Postfächer, die IMAP sprechen – darunter Gmail, Outlook, Exchange, IONOS, Strato und viele weitere. Unternehmen können mit IQMail Scale auch mehrere Postfächer gleichzeitig verwalten und Regeln zentral zuweisen.

Muss ich IQMail immer als Anwendung geöffnet haben?

Nein. Ist dein Postfach einmal verbunden, verarbeitet IQMail deine E-Mails vollständig im Hintergrund. Ob dein Browser geöffnet ist oder nicht, spielt keine Rolle – die Automatisierungen laufen zuverlässig weiter.

Funktionen & Anpassung

Was bewirken die Regeln und wie kann ich sie erstellen?

Regeln definieren, welche E-Mails erkannt werden und was anschließend mit ihnen passieren soll. Du kannst sie über den Regel-Assistenten, den KI-Assistenten oder direkt im Regel-Editor erstellen. Dabei kombinierst du Auslöser (Wann passiert etwas?) und Aktionen (Was passiert mit der E-Mail?), um individuelle Workflows zu automatisieren.

Wie kann ich Auslöser erstellen und zuordnen?

Auslöser bestimmen, wann eine Regel aktiv wird. Sie lassen sich über Stichwörter, reguläre Ausdrücke oder KI-Filter definieren – letzterer erkennt auch komplexe inhaltliche Zusammenhänge. Auslöser können beim Erstellen einer Regel definiert oder separat erstellt und anschließend mehreren Regeln zugewiesen werden.

Wie kann ich Aktionen erstellen und welche sind möglich

Aktionen legen fest, was nach dem Erkennen einer E-Mail passiert. Dazu gehören: Verschieben, Kopieren, Weiterleiten, Löschen, Kategorisieren, statische Antworten, KI-generierte Antworten, Übersetzungen, Zusammenfassungen sowie das Auslösen von Webhooks. Aktionen können direkt bei der Regelerstellung oder separat erzeugt und flexibel mehreren Regeln zugewiesen werden.

Wie funktioniert die Mailbox Analyse?

Die Mailbox-Analyse durchsucht deinen Posteingang, erkennt Muster und wiederkehrende Inhalte und erstellt daraus passende Regelvorschläge. Diese KI-basierten Empfehlungen kannst du sofort übernehmen oder nach Bedarf anpassen. Die Analyse bildet damit die Grundlage für effiziente Automatisierung – maßgeschneidert für dein tatsächliches E-Mail-Aufkommen.

Integration & Sicherheit

Muss ich meine bestehende E-Mail-Infrastruktur verändern?

Nein, das ist nicht notwendig. IQMail funktioniert mit deiner bestehenden E-Mail-Infrastruktur. Es lässt sich einfach über IMAP oder SMTP an nahezu jedes E-Mail-Postfach anbinden – unabhängig vom Anbieter. Du musst also keine Systeme austauschen oder aufwendig umstellen.

Ist IQMail DSGVO-konform?

Ja, IQMail erfüllt alle Anforderungen der DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der EU. Zudem bieten wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag und umfassende Datenschutzmaßnahmen, damit deine E-Mail-Daten sicher und gesetzeskonform behandelt werden.